Слабо себе представляю необходимость распечатки документа на принтере, который находится за сотню км от компа.

Т.е. Мы будем тут вам накидывает варианты решения, а вы будите ставить новые условия и усложнять задачу?
Тогда вы сами не решите. Обычно пишется техзадание в таком случае и ищется специалист.

Попробую предложить для начала, тем более, что подключение не сложное, а документы не секретные.
Спасибо! )

Используйте самую распространённую СУБД - MySQL, самую распространённую оболочку - PhpMyAdmin, обмен между локально-автономным вариантом и сетевым можно делать через бэкапы БД (как вариант - .sql или .csv).
Заполнять можно и прямо в PhpMyAdmin, если соображать, как БД устроена.

Техзадание дано устно. Специалист не ищется, ищутся решения.
Почему таким образом, потому-что время ограничено, просто просматривать всё, что выдает поисковик не успею, надо хоть какой-то, хотя бы частичный, видимый результат до выходных.

А я ж потом в процессе общения пойму

Я тоже, а вот поди же оно...
Очень желательно и всё...

Много лет назад делал подобную базу на MySQL и С++, но тогда была сеть организации с выделенным сервером.
Сейчас времени нет, сервера у организации тоже нет, надо срочно что-то синей изолентой прикрутить. пока нужный болтик ищу.
Заодно и приткнуть на хост куда, бесплатно,чтоб рекламой не задолбали, и доступ не по 2 часа в неделю.

Полно бесплатных хостингов с поддержкой MySQL. Например - https://ru.000webhost.com/
Или у Вас какая-то особая база - очень большой размер? Вряд ли. Высокие нагрузки? Это от трёх-то человек?))) Повышенные требования к безопасности? Сами написали, что документы не секретные.
Чем раньше начнёте действовать, а не выбирать, тем быстрее заработает.

Спасибо!
Пробовать надо, да ещё и сайт написать придётся, чисто с базой без сайта с бесплатного хоста быстро удаляют )))

Киньте на хостинг пару html-страниц и пару php-скриптов)))
Уже не чисто база без сайта)

Про эту что-то можете сказать?
HeidiSQL

https://www.heidisql.com/

Features
Free for everyone, OpenSource
Connect to multiple servers in one window
Connect to servers via commandline
Connect via SSH tunnel, or pass SSL settings
Create and edit tables, views, stored routines, triggers and scheduled events.
Generate nice SQL-exports, compress these afterwards, or put them on the clipboard.
Export from one server/database directly to another server/database
Manage user-privileges
Import text-files
Export table rows as CSV, HTML, XML, SQL, LaTeX, Wiki Markup and PHP Array
Browse and edit table-data using a comfortable grid
Bulk edit tables (move to db, change engine, collation etc.)
Batch-insert ascii or binary files into tables
Write queries with customizable syntax-highlighting and code-completion
Pretty reformat disordered SQL
Monitor and kill client-processes
Find specific text in all tables of all databases of one server
Optimize and repair tables in a batch manner
Launch a parallel mysql.exe command line window using your current connection settings
And much more

С данной оболочкой не работал, но не суть.
Все они более-менее позволяют работать с БД.

Различаются, как правило, на уровне, который Вам может никогда и не понадобится.
В принципе, управление правами пользователей есть, создание, редактирование, экспорт-импорт данных есть.
А что Вам ещё нужно от БД?

Можно прицеплять к текстовому документу чертежи?
Например
Прошу изготовить 5 экземпляров согласно прилагаемым чертежам
и файл в архиве с чертежами в "Компас".

Ссылки на Гугл диск

Но в целом система получается на коленке собранная.... Вы уверены что пользователям удобно будет?
Про сеть вам сказали, покупаете роутер и в одну сеть все компы. Интернет через роутер на все компы. Если взять микротик, то можно поднять ВПН и с Любой машины по логину и паролю через интернет попасть в общую сеть. У меня так небольшая сеть магазинов работает( Сургут, Краснодар и сервер в Омске). Тем самым не нужно ни какой хостинг, доки можно оставить в локалке
По БД не подскажу, ТЗ смутное. И нужна ли вообще бд? Взять сетевой обменник и там настроить права доступа для пользователей. Если все же бд, то готового решения точно под себя не найдете, если это что-то не типовое, да и среди бесплатных уж точно нет. Как вариант, чтоб дешевле, найти толкового студента или самому.

2-3 тыщи проблема? за год

А ничего, что расстояние между компами километры? И 2 из них ноутбуки. И могут не всегда быть в постоянном месте.

БД оборудования и приборов.

Будет что показать, может и выделят. У меня эта сеть и БД не основная задача, а дополнительная.
Хотя, БД мне очень в помощь будет.

Там где комп админа, микротик, на ни ВПН, к нему сетевое хранилище. 2 ноута по паролю ВПН заходят в общую виртуальную локалку. К сетевому хранилищу делаете разграничение доступа также по логину и паролю. Без вложений, нормального решения вы не придумаете.
Да, ещё момент, на микротик должен заходить белый ip